Description de l’établissement

Fondé en 1928, le Collège Brébeuf est un établissement d’enseignement privé agréé. Le Collège compte plus de 400 employés et accueille environ 1200 élèves au cours secondaire et près de 1700 étudiants au cours collégial. Fidèle à la riche tradition humaniste, Brébeuf poursuit sa mission d’excellence en formant les leaders de demain dans un environnement scolaire exceptionnel au pied du mont Royal, au coeur du quartier universitaire de Montréal. Institution carboneutre depuis 2021, le Collège Brébeuf est un employeur écoresponsable et soucieux de son milieu de vie. Notre établissement est à proximité de tous les services et facilement accessible tant en transport en commun, en transport actif, qu’en automobile.

Dans le cadre d’un remplacement de courte durée pour un congé de maladie, la Direction adjointe des technologies de l’information est à la recherche d’une personne pour assurer un soutien administratif essentiel à ses opérations. La personne titulaire du poste veille au suivi des requêtes, à la gestion documentaire ainsi qu’au bon déroulement des activités administratives courantes. Elle contribue également à la gestion des prêts d’équipement et au traitement de l’information, tout en agissant comme point de contact pour les usagers. Ce rôle clé nécessite rigueur, autonomie et une grande capacité d’organisation dans un environnement dynamique.

Principales responsabilités

• Assurer le suivi des requêtes de service et soutenir les usagers dans la soumission de leurs demandes ;

• Vérifier, analyser et assurer le traitement des demandes de service ;

• Offrir un service au comptoir de prêt et gérer les équipements ;

• Classer, organiser et maintenir à jour la documentation administrative et électronique ;

• Participer à l’élaboration et à l’amélioration des procédures et outils de travail ;

• Effectuer l’archivage et l’épuration des dossiers ;

• Contribuer au suivi du programme des portables ;

• Assurer un soutien administratif au personnel de la direction ;

• Produire, mettre en page et réviser divers documents (rapports, tableaux, correspondance) ;

• Participer à des réunions, rédiger des comptes rendus et assurer le suivi des actions ;

• Gérer les communications internes et externes ainsi que la distribution des documents ;

• Effectuer le suivi des factures, des bons de commande et des dépenses ;

• Accueillir, informer et orienter les usagers et partenaires ;

• Assurer le suivi des contrats et des licences de logiciels ;

• Maintenir à jour les inventaires et les bases de données.
  

Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Profil et compétences recherchés

• Excellentes habiletés relationnelles et orientation service à la clientèle ;

• Capacité d’organisation, gestion des priorités et autonomie ;

• Esprit d’analyse et rigueur dans le traitement de l’information ;

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;

• Discrétion et respect de la confidentialité.

Exigences requises

• Diplôme d’études professionnelles, diplôme d’études secondaires ou équivalent reconnu ;

• Maîtrise avancée du français à l’oral et à l’écrit et capacité à communiquer en anglais à l’écrit ;

• Bonne connaissance de la suite Office 365, notamment Word, Excel, Outlook et Teams ;

• Connaissance d’outils de gestion documentaire ou d’inventaire (ex. Hector) constitue un atout.

Conditions de travail

Le Collège offre une gamme complète d’avantages sociaux, notamment :

• Régime de retraite offert au secteur public (RREGOP) ;

• Accès gratuit à une salle d'entraînement ;

• Rabais corporatifs ;

• Stationnement disponible à coût raisonnable...

Programme d’accès à l’égalité en emploi

Le Collège Brébeuf souscrit aux principes d’accès à l’égalité à l’emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées. Nous encourageons les membres appartenant à ces groupes à poser leur candidature. Le Collège encourage également les personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre à postuler.